Online foglalási rendszerek, szálláskereső oldalak – előnyök & hátrányok

A szálláshelyek foglalásának technikai folyamata  és értékesítése (foglalási rendszerek)  többféle módon valósítható meg. A foglalások adminisztrációjának mikéntje minden esetben egyéni döntés – érdemes választáskor több tényezőt figyelembe kell venni ahhoz, hogy hatékonyan működjön, hiszen a hatékony foglalási folyamatok döntő szerepet játszanak a szálláshelyek telítettségében. 

Ebben a cikkben a különböző foglalási módszerek/rendszerek előnyeivel és hátrányaival foglalkozunk röviden.

1.Egyszerű kézi naptáras megoldások (határidőnapló, Google naptár, Excel táblázat)

Folyamat: a foglalni kívánó vendég telefonál vagy emailt ír, érdeklődik a szabad időpontokkal kapcsolatban, majd ha jó neki egy időpont, akkor jelzi a szállásadónak, aki beírja a naptárba.

Előnyök: személyes kontakt, teljes kontroll

Hátrányok: a folyamat teljesen manuális, naponta akár 2-3 órát is igénybe vehet a foglalások beírása, a visszaigazolások, információk megírása. Ha csak szóbeli visszaigazolás történik, akkor elveszhet az információ. Az ilyen foglalás a mai világban okozhat bizonytalanságot a vendégben a nem teljeskörű és visszanézhető információk hiánya miatt.

2. Automatizált naptárak (weboldalba beépített foglalási rendszerek adminisztrációs korlátokkal)

Folyamat: A weboldalakba beépíthető foglalási rendszerek képesek automatizálni a foglalási és visszaigazolási folyamatot, bizonyos korlátok mellett. A foglalni kívánó látogató egy foglaltsági naptárral találkozik a foglalási folyamat első lépéseként. Itt azonnal látható számára, hogy az általa preferált időpontban a szálláshely szabad vagy foglalt-e. Az időpont kiválasztása után egy űrlapon megadja az adatait, majd a foglalásáról automatikus visszaigazolást kap a szálláshellyel kapcsolatos információkról: úgy mint fizetendő összeg, előleg mértéke, érkezési és távozási időpontok, szállásadó elérhetőségei, különleges információk, stb.

Előnyök: WordPress weboldalakhoz pár tucat féle szállásfoglalási bővítmény érhető el, ezeknek van ingyenes és fizetős verziója, attól függően, hogy mennyire szeretnénk a foglalási folyamattal magunk foglalkozni. Ez terjedhet attól, hogy a foglalási űrlap beérkezik a szállásadó email címére és a folyamat befejeződik, addig, hogy a teljes foglalási és fizetési folyamat online, automatizálva történik. Ezek a rendszerek képesek a nagy szállásmegosztó oldalak (szálláshu, booking, stb.) naptáraival is szinkronizálni, így naprakész lehet a foglaltsági naptár akkor is, ha a szálláshely megtalálható különböző szállásmegosztó oldalakon.

Hátrányok: Ezek a szállásfoglalási rendszerek nem képesek a VIZA adatátvitelre, tehát a vendég adatainak felvitele külön, a vendég vagy a szállásadó által történik, minden esetben manuálisan. Ugyanígy a számla kiállítása is. 

3. Hotel Management System (HMS) rendszerek

A HMS rendszerek amolyan allin megoldások, a teljes foglalási folyamat automatizálható velük, beleértve a VIZA adatátvitelt és a számlázást is.

Előnyök: a legkevesebb manuális munka: a szezonális és promóciós beállítások után az adminisztráció a minimálisra csökken.

Hátrányok: a HMS rendszerek általában a magasabb árkategóriába tartoznak, nehezebb a kigazdálkodása a kisebb szálláshelyek számára. Kevésbé személyre szabható, mint egy automatizált naptár.

4. Szálláskereső oldalak (szálláshu, booking, stb.)

Az online szállásmegosztó oldalak általában jól automatizált, könnyen kezelhető admin felülettel rendelkezik, ahol könnyedén kialakíthatók a foglalási folyamatok. 

Előny: kisebb beruházási költség, állandó ügyfélszolgálat, hatalmas elérés

Hátrány: magas (10-20%) jutalék minden foglalás után. A szállás díja nem közvetlenül folyik be a szállásadóhoz, hanem a szállásmegosztó oldal utalja tovább, a jutalékkal csökkentett összeget. A hatalmas elérés nem garantál foglalást, nem szűkíthető célcsoportra.

Amit mi ajánlunk: Az Appartman rendszere jól átlátható, felhasználóbarát rendszer, ami képes a foglalási naptáron túl automatikus számlázásra, bankkártyás fizetésre, és a nagy szállásfoglaló portálokkal történő élő kommunikációra. Emellett a rendszerhasználati díja kedvező, akár több óra adminisztrációra fordított idő is megtakarítható vele. 👉 Most 5% kedvezményt kapsz a VM5 kuponkóddal, amit az Appartman szálláshelykezelő weboldalán, a regisztráció során a kuponkód mezőbe beírva tudsz felhasználni!

Természetesen nem soroltunk fel minden előnyét és hátrányát a fenti foglalási rendszereknek/módszereknek, hiszen minden szálláshely és szállásadó egyedi, mindenkinek más az igénye, a ráfordítandó ideje. Hosszú távon egy olyan stratégia kidolgozása és az ahhoz kapcsolódó foglalási módszer kialakítása a célravezető, amely optimálisan osztja be a rendelkezésre álló időt, és kigazdálkodható szinten tartja a költségeket.

Ha úgy érzed, hogy javításra szorul weboldalad, keress meg bennünket!