Olvasási idő: kb. 5 perc

A vendégfogadás csodálatos, de valljuk be: az adminisztráció, a folyamatos válaszadás ugyanarra a kérdésre, hogy pl. hol a kulcs, mi a Wi-Fi jelszó, honnan lehet pizzát rendelni…stb. és a bejelentkezések koordinálása rengeteg energiát emészt fel.

Szerencsére nem kell technikai zseninek lenned ahhoz, hogy ezt a képzeletbeli puttonyt letedd a válladról! Az e-mail automatizálás pontosan ebben segít: előre megírod a leveleket, beállítod a rendszert, és azok a megfelelő pillanatban maguktól mennek ki a vendégnek. Így neked több időd marad a vendégfogadás kellemesebb részére. 

Nézzük meg lépésről lépésre, hogyan építsd fel a saját automatizált e-mail folyamatodat egyszerűen, stresszmentesen!

Miért van erre szükséged tulajdonosként?

Sokan tartanak az automatizálástól, mert azt hiszik, bonyolult szoftvereket kell ismerni, vagy hogy a kommunikáció „túl gépies” lesz. A valóságban ez a rendszer épp az ellenkezőjét hozza:

• Időt spórol: Nincs többé tucatnyi ugyanolyan üzenet begépelése.
• Profi benyomást kelt: A vendég pontosan akkor kapja meg a hasznos infókat, amikor szüksége van rá.
• Kevesebb stressz: Nem felejtesz el elküldeni semmit, mert a rendszer dolgozik helyetted.

A tökéletes e-mail sorozat: Mit, mikor és milyen gyakran?

Nem kell túlbonyolítani. Egy jól működő vendégházas folyamat 4 alapvető levélből áll.

1. A foglalás visszaigazolása (Azonnal)

• Mikor küldd? Közvetlenül a foglalás pillanatában.
• Mit írj bele? Örömödet fejezed ki, hogy titeket választottak, és összefoglalod a legfontosabb adataikat (érkezés, távozás, fizetési összeg, előleg státusza).

Tipp: Csatolhatsz ide egy rövid tájékoztatót vagy a házirendet, hogy mielőbb átnézhessék.

2. Az üdvözlő és praktikus infókat tartalmazó levél (Érkezés előtt 3-5 nappal)

• Mikor küldd? Pár nappal az utazás előtt, amikor már izgatottan készülnek.
• Mit írj bele? Pl. Pontos cím és parkolási lehetőségek, bejelentkezési információk (kulcsszéf kódja, okos zár használata), wifi jelszó, fűtés/klíma használata, stb.

Tipp: Ha van egy összeállított helyi útmutatód (ajánlott éttermek, látnivalók), azt is tedd ide! Ezzel örömet szerzel nekik, hiszen tudnak előre tervezni, plusz bizalmat építesz.

3. A helyzet ellenőrző üzenet (Érkezés utáni napon, opcionális)

• Mikor küldd? A megérkezést követő nap délelőttjén.
• Mit írj bele? Érdeklődj, hogy minden rendben van-e, megtaláltak-e mindent, és jól indult-e a pihenésük. Emlékeztesd őket, hogy ha kérdésük van, bátran keressenek.

Ez a levél pusztán a bizalom építésről szól, ráadásul ha kulcsszéfes szállásod van és nem találkozol személyesen a vendégeiddel, akkor extra biztonság érzetet ad nekik, hogy ott vagy, ha szükség lenne bármire.

4. Köszönő és értékeléskérő levél (Távozás utáni napon)

• Mikor küldd? 1 nappal a kijelentkezés után.
• Mit írj bele? Köszönd meg, hogy nálad jártak, és kérd meg őket, hogy ha elégedettek voltak, értékeljék a szállást (ide beteheted a Google értékelő, vagy Facebook oldalad, weboldalad linkjét), ha pedig valamit javítanának, akkor szívesen veszed, ha megosztják veled az ötleteiket.

Hogyan csináld meg, ha nem vagy technikai zseni?

Szerencsére már nem kell programozónak lenni, hogy egy email automatizációt beállítson az ember. A legtöbb modern szálláskezelő szoftver (vagy akár egyszerűbb hírlevélküldő és naptár-összekötő eszköz) már vizuális, könnyen kezelhető felülettel dolgozik.

1. Válassz egy rendszert: Keress egy olyan felhasználóbarát platformot, amely kifejezetten szállásadóknak készült, de ha nem szeretnél vele foglalkozni, kérj meg egy hozzáértő ismerőst, hogy segítsen a kezdeti beállításban.
2. Írd meg a sablonokat egyszer: Nem kell bonyolult és hosszú emaileket írni, legyen lényegretörő és informatív, amit te is szívesen megkapnál, ha vendég lennél. Írd meg a fenti 3-4 levelet a te saját stílusodban, barátságos, vendégszerető hangnemben.
3. Kösd össze a naptáraddal: Ha a rendszer látja, mikor érkezik a vendég, a többit már automatikusan kiszámolja és elküldi helyetted, és voila!
4. Teszteld le: Küldj magadnak vagy egy ismerősödnek egy teszt-emailt, hogy lásd, hogyan fest a gyakorlatban.

Az email automatizáció nem fogja elvenni a lényegét a vendéglátásnak, csak egyszerűbbé teszi azokat a folyamatokat, ami egyébként is repetitív, unalmas, és minden alkalommal meg kellene tenned (és valószínű meg is teszed). Az email hangvétele lehetőséget ad, hogy a saját stílusodban kommunikálj, így nem kell félned attól, hogy visszaütne a dolog, csak nem kell minden egyes vendégnél ugyanazt leírnod újra és újra… 

Ha elakadtál, szívesen segítünk, a rendszerek felállításban és összekapcsolásában, keress bennünket bizalommal.