A szállásdíj előleg a közvetlen foglalások megerősítésének és a bevételeid védelmének legfontosabb eszköze. Gyakorló szállásadóként pontosan tudjuk, milyen érzés, amikor egy üresen maradt hétvége vagy egy utolsó pillanatos lemondás felborítja a havi tervezést. Sokan mégis félnek előleget kérni, mert tartanak a vendégek reakciójától.

Ebben a cikkben rendet teszünk a fejekben: megnézzük a jogi hátteret, a vendégek lélektanát, a tökéletes százalékos arányokat, és azt is, hogyan kell mindezt szabályosan számlázni!

Szállásdíj előleg vs. foglaló: Mi a különbség, és melyiket válaszd?

Sokan keverik ezt a két fogalmat, pedig jogilag óriási különbség van közöttük! Nem mindegy, hogy mit írsz a visszaigazoló e-mailbe vagy az ÁSZF-be.

• Az előleg: Ez egyszerűen a szállásdíj egy részének (vagy egészének) előre történő megfizetése. Bármelyik fél mondja le a foglalást, az előleg összege visszajár a vendégnek – hacsak a lemondási feltételekben nem rögzítettél más szabályt, például kötbért vagy bánatpénzt.
• A foglaló: Ez egy komoly jogi biztosíték. Ha a vendég hibájából hiúsul meg a pihenés, a foglalót elveszíti. Ha viszont te, mint szállásadó hibázol (például egy technikai hiba miatt túlfoglalás történik), akkor a kapott összeg kétszeresét kell visszafizetned a vendégnek!

💡 VendégházMarketing Tipp: Kis szálláshelyként a szállásdíj előleg használatát javasoljuk, mert sokkal rugalmasabb! Az Általános Szerződési Feltételekben (ÁSZF) pontosan szabályozhatod, hogy hány nappal az érkezés előtt tarthatod meg az előleget lemondás esetén.

Mit szól ehhez a vendég? – Egy tanulságos sztori a való életből

Szállásadóként azért nem merünk előleget kérni, mert félünk, hogy a vendég felhúzta az orrát, és elmegy a versenytárshoz. De vajon tényleg így van? Nézzünk meg egy tipikus példát a hazai vendégházak világából.

Lilla és a kétféle foglalás története

Ismerd meg Lillát, aki egy hosszú, stresszes hét után szeretett volna elvonulni a párjával egy hangulatos erdei kuckóba. Péntek este leült a kanapéra, és talált két szuper szállást.

🔴 Az „A” vendégház weboldalán rányomott a foglalásra. Negyedóra múlva kapott egy száraz e-mailt: „A foglalás rögzítéséhez utaljon el 30.000 Ft előleget a megadott számlaszámra 24 órán belül.” Lilla sóhajtott egyet. Péntek este volt, a banki kódkulcsa a táskájában maradt, nem volt kedve az adatok pötyögésével bajlódni. Úgy döntött, ráér ezzel holnap is foglalkozni.

🟢 A „B” vendégház (akik mellesleg egy picit drágábbak is voltak) teljesen más utat választott. Náluk a foglalás végén felugrott egy biztonságos fizetési felület. Lilla elővette a telefonját, és az Apple Pay segítségével, egyetlen gombnyomással kifizette az előleget. Másodperceken bilinear megérkezett a barátságos visszaigazolás: „Kedves Lilla, az előleg megérkezett, a házikó csak a tiétek! Már nagyon várunk benneteket!”

Mi lett az eredmény? Lilla megkönnyebbülten tette le a telefont. Megnyugodott, hogy a hétvégéjük fixen megvan. Az „A” vendégházról pedig teljesen elfeledkezett – náluk a naptár üres maradt, mert a manuális utalás miatt megszakadt a folyamat.

A tanulság: A vendégek nem az előlegtől félnek, hanem a bonyodalmaktól!

A mai vendég fejében az előleg már régen nem a „lehúzást” jelenti. Sőt, kifejezetten szereti a biztonságot, amit a kifizetett foglalás ad. Emellett sokan örülnek annak is, ha a pihenés költségei megoszlanak, és nem a helyszínen kell egyszerre kiadni a teljes összeget.

A trükk csupán annyi, hogy a fizetést tedd pofonedyszerűvé (legyen online kártyás opció), a lemondási feltételeket pedig fogalmazd meg tisztán, korrekten és emberségesen.

30%, 50% vagy 100%? – Mikor melyik előleg-mértéket válaszd?

Nem mindegy, hogy a teljes szállásdíj mekkora részét kéred el előre. Ha túl keveset kérsz, nem véd meg, ha túl sokat, az elriaszthatja a vendégeket.

🥉 30% előleg: A „piacbarát” arany középút

Ez a legelterjedtebb mérték a hazai piacon, amit a vendégek a legkönnyebben fogadnak el.

• Mikor válaszd? Főszezonban, hosszabb (4-7 éjszakás) foglalásoknál, vagy ha magasabbak az alapáraid.
• Miért jó? Egy nagyobb összegű foglalásnál a 30% egy olyan összeg, amit a vendég még könnyű szívvel kifizet előre, de neked már elég biztosítékot jelent ahhoz, hogy blokkold a naptáradat.

🥈 50% előleg: A maximális biztonság kisházaknak

A prémium, 2-4 fős romantikus vendégházak körében ma ez a legnépszerűbb és legbiztonságosabb megoldás.

• Mikor válaszd? Rövid, 1-2 éjszakás hétvégi foglalásoknál, kiemelt ünnepnapokon (Szilveszter, hosszú hétvégék) vagy ha főszezonon kívül is biztosra akarsz menni.
• Miért jó? Az 50%-os előleggel a vendég már anyagilag is komolyan elköteleződik. Nagyon ritka, hogy valaki a szállásdíj felét veszni hagyja egy puszta kedvtelésből. Neked pedig szinte a teljes alapköltségedet fedezi, ha mégis üresen maradna a ház.

🥇 100% előleg (Teljes kifizetés): A szűrő fegyver

Amikor nemcsak előleget kérsz, hanem a teljes összeget bevasalod a foglalás pillanatában.

• Mikor válaszd? Last Minute foglalásoknál (pl. ha valaki holnapra vagy holnaputánra foglal), csak 1 éjszakás foglalásoknál, vagy kiemelt, nem visszatérítendő akciós csomagoknál.
• Miért jó? Nulla adminisztráció a helyszínen, és 100%-os pénzügyi biztonság.
• A veszélye: Ha a normál foglalásokra is 100%-ot kérsz hónapokkal előre, az komoly vendéglemorzsolódást okozhat. Sokan nem szeretik hónapokra előre odaadni a teljes nyaralási büdzsét.

Hogyan kell szabályosan számlázni az előleget? – Lépésről lépésre

A szállásdíj előleg számlázása sok kezdő szállásadónak fejtörést okoz, pedig ha egyszer megérted a logikáját, pofonedyszerű az egész. A legfontosabb szabály, amit észben kell tartanod: az előleg beérkezésekor és a vendég távozásakor is dolgod van a számlázóval!

Nézzük, hogyan néz ki ez a folyamat a gyakorlatban:

1. lépés: Az Előlegszámla kiállítása

Amikor megérkezik a pénz a bankszámládra (vagy az online fizetési kapudon keresztül), a jogszabályok szerint teljesítési időként a pénz beérkezésének napját kell megjelölnöd.

• A számlázóprogramodban (pl. Billingo vagy Számlázz.hu) válaszd az „Előlegszámla” bizonylattípust.
• Tételként írd be: Szállásdíj előleg.
• A vendég ezt a számlát kapja meg először, ez igazolja, hogy a pénze megérkezett hozzád.

2. lépés: A Végszámla kiállítása (A vendég távozásakor)

Amikor a vendég ott van nálad, vagy éppen kijelentkezik, elszámoltok a maradék összeggel. Ekkor egy „Végszámlát” kell kiállítanod, amely a teljes szolgáltatásról szól.

• A számlán fel kell tüntetned a teljes szállásdíjat (például: 100.000 Ft).
• Ebből mínuszos tételként le kell vonnod a korábban már befizetett előleget (például: -30.000 Ft).
• A számla végösszege így pontosan a fennmaradó rész lesz (például: 70.000 Ft), amit a vendég a helyszínen kifizet.

💡 VendégházMarketing Tipp: Ha a vendég már a foglaláskor a teljes összeget (100% előleg) kifizette, akkor is ki kell állítanod a végén a végszámlát! Ebben az esetben a végszámla végösszege 0 Ft lesz, hiszen a mínuszos előleg tétel teljesen lenullázza azt. Ez technikailag fontos ahhoz, hogy a könyvelésed és a NAV felé történő adatszolgáltatásod is hibátlan legyen.

Hogyan tedd kényelmessé a folyamatot?

A titok a stabil online alapokban és a technológiában rejlik. Ne pazarolj időt a manuális e-mailezésre és az utalások ellenőrizgetésére!

Kapcsolj össze egy modern, közvetlen foglalási rendszert a weboldaladdal. (Például az Appartman rendszerét, aminek az előfizetési díjából most 5% kedvezményt kapsz a VM5 kuponkóddal, amit a regisztráció során válthatsz be.) Ezzel a vendég a foglalás pillanatában, bankkártyával vagy akár SZÉP-kártyával azonnal kifizetheti az előleget. Ez neked nulla adminisztráció, a vendégnek pedig azonnali biztonságérzet!

Szeretnéd, hogy a te vendégházad weboldala is mágnesként vonzza a közvetlen, előleggel megerősített foglalásokat? Nézd meg a Tudásanyagok menüpontunkat, vagy kérj tőlünk egy egyedi ajánlatot!